Fallstudie · Eigene Auftragsakquise (internes Beispiel)
KI-basiertes Auftrags-Matching und automatisierte Angebotsvorbereitung
So prüfen wir auch unsere eigenen eingehenden Ausschreibungen: automatisiert vorqualifiziert statt manuell durchsucht.
Internes Beispiel: kein Kundenauftrag, sondern unser eigener Workflow für die Auftragsprüfung.
Ausgangslage
Was zuvor nicht funktionierte
Für die eigene Projektakquise mussten täglich neue Ausschreibungen aus verschiedenen Quellen manuell durchsucht, bewertet und mit dem eigenen Leistungsprofil abgeglichen werden. Der Prozess war zeitintensiv und repetitiv — relevante Projekte wurden dadurch teils spät oder gar nicht entdeckt.
Lösungsweg
Was umgesetzt wurde
Ein automatisierter Workflow prüft täglich neue Ausschreibungen anhand definierter Kriterien. Eine eigens entwickelte Schnittstellenlösung liefert die strukturierten Auftragsdaten, die ein Sprachmodell gegen das eigene Leistungsprofil und weitere Kerndaten abgleicht. Bei passenden Projekten generiert die KI automatisch ein personalisiertes Anschreiben und eine vollständige Bewertung per E-Mail.
- Eigens entwickelte Schnittstelle zu Ausschreibungsquellen
- LLM-Abgleich gegen Profildaten
- E-Mail-Benachrichtigung
Herausforderungen
Worauf es bei der Umsetzung ankam
Die Bewertung musste zuverlässig zwischen wirklich passenden und nur oberflächlich ähnlichen Ausschreibungen unterscheiden, damit die automatisierte Vorqualifizierung tatsächlich Zeit spart und nicht neue Prüfarbeit erzeugt.
Ergebnis & Wirkung
Was sich dadurch geändert hat
- Vollständig automatisierte Vorqualifizierung neuer Ausschreibungen
- Personalisierte Anschreiben ohne manuellen Zusatzaufwand
- Keine tägliche manuelle Recherche mehr nötig
- Schnellere Reaktionszeit bei passenden Ausschreibungen
Grenzen & Voraussetzungen
Wo Automatisierung an manuelle Prüfung übergibt
Dies ist ein internes Werkzeug für die eigene Auftragsprüfung, kein Kundenprojekt — es zeigt beispielhaft, wie wir KI-gestütztes Matching und Schnittstellenentwicklung auch für uns selbst einsetzen. Die finale Entscheidung über eine Bewerbung bleibt immer ein manueller Schritt.
Passt ein ähnlicher Ablauf zu Ihrem Unternehmen?
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